ホワイトハッカーが解説する、経営報告の応用編

経営情報を整理したエクセル活用術！
《介護サービス事業者経営情報データベースシステム向け》

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前のコラム「ステップ2：経営情報の用意」では、報告する情報をエクセルで管理しておけば、その後のステップ3「システムでの登録」もスムーズになり、社内での情報連携や引継ぎにも活用できるメリットを解説しました。
この応用編では、エクセルで管理した情報を、さらにデータ・ファイル形式を変換して、ステップ3「システムでの登録」の際に、ファイル登録版へ連動していく見本例を紹介します。
ただしこの応用編は、データやシステムに詳しい方向けなので、その情報やデータの取り扱いに留意してもらい、経営情報の報告については、各自の介護事業所が責任を持って手続きしてください。（当サイト上にも、利用規約として免責事項や禁止事項等を定めています）
★エクセルから変換してファイル版へ
「経営情報サポートプラン」の会員コンテンツでは、エクセルからファイル変換する見本例も紹介しています。

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◆このコラムのインデックス
・応用編のはじめに
・ファイル登録版向けのデータ構成や仕様
・エクセルの管理表よりデータ形式の変換
・エクセルからCSV形式へファイル形式の変換
・さらにCSV形式のデータを補正
・ファイル登録版向けにデータを確認
・ファイル登録版向けにデータを報告

応用編のはじめに

応用編のはじめに（１）
・エクセルで報告する経営情報データを用意できたら、そのデータを元に「ステップ3：システムで登録」にて報告していきます。
・また報告する方法は、①ファイル登録版と②画面入力版のいずれかになります。
　①ファイル登録版は、事前に用意したファイルを取込
　②画面入力版は、システムの画面上でデータを手入力
→いずれも、経営情報を報告することは共通ですが、①ファイル登録版の方が、事業所の基本情報や会計に係るデータを、登録する手間が少なく、入力ミスのリスクが少ないメリットがあります。
・特にグループ法人や複合施設のように、報告する事業所が多くその金額が大きい場合は、これらの手間やリスクが大きく影響してきます。

応用編のはじめに（２）
そこでワンポイント！
・ここまでに用意したエクセルの経営情報データを、この経営情報BDシステムに合わせたファイル形式に変換できれば、効率的な①ファイル登録版で報告できることになります。
ただし要チェック！！
・そのファイル変換は、会計に係るデータやシステムに詳しい方向けになり、エクセルを元に、データのレイアウトやファイルの形式を変換していくものになります。
→参考までに、変換していく手順を一例として紹介します。
・経営情報の報告については、各自の介護事業所が責任を持って手続きしてください。（当サイト上にも、利用規約として免責事項や禁止事項等を定めています）

ファイル登録版向けのデータ構成や仕様

①ファイル登録版で取り込む２つのファイルについて、データの構成や仕様を見て行きましょう。

①ファイル登録版で取り込む２ファイル
IF01：損益計算書等データ｜法人・事業所の基本情報、会計に係る情報
IF02：届出対象事業所データ｜法人・事業所の基本情報、事業所の特定番号・名称・サービス種別
・法人・事業所の基本情報については、いずれも共通する
・経営情報の報告では、他にも職員の職種別人数・給与、その他必要な事項などがありますが、これらの項目は、システムの画面上でデータを入力していきます

データ構成・仕様　IF01：損益計算書等データ

IF01：損益計算書等データには、法人・事業所の基本情報と会計に係る情報が展開します。

データ構成・仕様　IF01：損益計算書等データ
・１行目には、法人・事業所の基本情報となるインターフェース項目
・２行目以降に、会計に係る情報として、損益計算書で扱われる勘定科目が続く
（報告する勘定科目のデータ項目に応じて、複数行に展開する）

データ構成・仕様　IF02：届出対象事業所データ

IF02：届出対象事業所データには、法人・事業所の基本情報と事業所の特定番号・名称・サービス種別が展開します。

データ構成・仕様　IF02：届出対象事業所データ
・1行目には、法人・事業所の基本情報となるインターフェース項目
・2行目以降に、届出対象となる事業所の特定番号・サービス種別が続く
（報告する事業所・サービス種別に応じて、複数行に展開する）

エクセルの管理表よりデータ形式の変換　IF01：損益計算書等データ

エクセルの管理表より、基本情報と会計に係る情報を引用して、IF01：損益計算書等データにあわせて、データ形式を変換します。

データ形式の変換　IF01：損益計算書等データ
エクセルの管理表より
・分類１．事業所又は施設の名称、所在地その他の基本情報
・分類２．事業所又は施設の収益及び費用の内容
・1行目には、法人・事業所の基本情報となるインターフェース項目
・2行目以降に、会計に係る情報として、損益計算書で扱われる勘定科目が続く
（報告する勘定科目のデータ項目に応じて、複数行に展開する）

エクセルの管理表よりデータ形式の変換　IF02：届出対象事業所データ

エクセルの管理表より、基本情報に係る情報を引用して、IF02：届出対象事業所データにあわせて、データ形式を変換します。

データ形式の変換　IF02：届出対象事業所データ
エクセルの管理表より
・分類１．事業所又は施設の名称、所在地その他の基本情報
・1行目には、法人・事業所の基本情報となるインターフェース項目
・2行目以降に、届出対象となる事業所の特定番号・サービス種別が続く
（報告する事業所・サービス種別に応じて、複数行に展開する）

エクセルからCSV形式へファイル形式の変換

エクセルで２つのデータができたら、報告するデータ部分のみを残し、CSV形式（コンマ区切り）のファイルで保存する。

エクセルからファイル形式の変換
エクセルの管理表
・IF01：損益計算書等データ
・IF02：届出対象事業所データ
　▽▽▽
CSV形式のファイル
・IF01：損益計算書等データ
・IF02：届出対象事業所データ
・報告するデータ部分だけにするため、見出しや周りのセル部分を割愛する
・エクセルの「名前を付けて保存」から、「CSVのファイル形式」を選択して保存する

さらにCSV形式のデータを補正

CSV形式のファイルを保存したら、テキスト編集ソフトで開いて、不要なコンマを消してデータを補正する。

①ファイル登録版向けのデータ補正
CSV形式のファイル
・IF01：損益計算書等データ
・IF02：届出対象事業所データ
　▽▽▽
補正したCSV形式のファイル
・IF01：損益計算書等データ
・IF02：届出対象事業所データ
・1行目のデータが横に長いため、2行目以降に不要なコンマ部分が残ってしまう
・ファイル登録版向けに合わせて、2行目以降の不要なコンマ部分を割愛する

ファイル登録版向けにデータを確認

ここまでのエクセルからCSV形式のファイルへの変換によって、①ファイル登録版向けのデータが完成です。

①ファイル登録版向けのデータ（サンプル）
IF01：損益計算書等データ
IF02：届出対象事業所データ
・元のエクセルの管理表の情報が、きちんと変換されているか、確認しましょう
・①ファイル登録版向けの、データ構成・仕様になっているか、確認しましょう

ファイル登録版向けにデータを報告

ここまでのデータ処理が済めば、経営情報DBシステムにて①ファイル登録版で報告できるようになります。

経営情報DBシステムでの報告
エクセルから変換したデータ
IF01：損益計算書等データ
IF02：届出対象事業所データ
・効率的な①ファイル登録版で報告できるので、基本情報や会計科目のデータを登録しやすい

★エクセルから変換してファイル版へ
「経営情報サポートプラン」の会員コンテンツでは、エクセルからファイル変換する見本例も紹介しています。

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ステップ2.経営情報の振り返り

ここまでが「経営報告の解説コラム」 | 応用編：エクセル変換してファイル登録版へになり、エクセルで管理した情報を、さらにデータ・ファイル形式を変換して、ステップ3「システムでの登録」の際に、ファイル登録版へ連動していく見本例になります。
ここまでに用意したエクセルの経営情報データを、この経営情報BDシステムに合わせたファイル形式に変換できれば、効率的な①ファイル登録版で報告できることになります。
ただしそのファイル変換は、会計に係るデータやシステムに詳しい方向けになり、エクセルを元に、データのレイアウトやファイルの形式を変換していくものになります。
この応用編は、データやシステムに詳しい方向けなので、その情報やデータの取り扱いに留意してもらい、経営情報の報告については、各自の介護事業所が責任を持って手続きしてください。（当サイト上にも、利用規約として免責事項や禁止事項等を定めています）
》》》次のコラム　2-20.（準備中です）

◆「電子申請のトリセツ」経営情報サポートプラン

介護事業所の経営情報にフォーカスして、基本的な制度やシステムの紹介から、報告するデータを用意する手順、さらにシステムで登録する操作やQ&Aなどを解説しています。

「電子申請のトリセツ」経営情報サポートプラン
・ＵＲＬ：https://www.kaigokensaku.net/support-plan/finance_member/
・対象者：介護事業所の代表者や管理者
・主な内容：経営報告を解説するスライド、操作手順のショートムービー、よくある質問と回答など